1. OBJETO
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (la “Política”) establece los lineamientos bajo los cuales Estrada Estudio Legal S.A.S. (el “Responsable”), identificada con NIT 901.965.772-7, realiza la recolección, almacenamiento, uso, circulación, consulta, actualización, transmisión, transferencia y, cuando corresponda, supresión de datos personales, en desarrollo de sus actividades profesionales y administrativas.
La Política busca garantizar el derecho fundamental de hábeas data y el adecuado ejercicio de los derechos de los Titulares, de conformidad con la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás disposiciones aplicables, así como con las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio (“SIC”).
2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
| Campo | Información |
|---|---|
| Razón social | Estrada Estudio Legal S.A.S. |
| NIT | 901.965.772-7 |
| Domicilio | Medellín, Antioquia, Colombia |
| Correo electrónico para protección de datos | info@estrada.legal |
| Teléfono | 3108399749 |
| Sitio web | https://estrada.legal |
El correo info@estrada.legal constituye el canal principal para la recepción de consultas, peticiones, quejas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales.
3. ÁMBITO DE APLICACIÓN
Esta Política aplica a los datos personales registrados en bases de datos físicas o digitales que sean objeto de Tratamiento por Estrada Estudio Legal S.A.S., en calidad de Responsable, o por terceros que actúen como Encargados por cuenta del Responsable.
La Política comprende, entre otros, datos de clientes y potenciales clientes, contrapartes y contactos profesionales, proveedores, aliados, trabajadores y contratistas, candidatos a procesos de selección, visitantes del sitio web, contactos institucionales y cualquier otra persona cuyos datos sean tratados por la Firma en el desarrollo de sus actividades, dentro de los límites establecidos por la ley.
4. DEFINICIONES
Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales, salvo las excepciones legales.
Base de Datos: conjunto organizado de datos personales objeto de Tratamiento.
Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, incluyendo, entre otros, datos relativos a salud, vida sexual, datos biométricos, origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas y afiliación sindical.
Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que realiza el Tratamiento por cuenta del Responsable.
Responsable del Tratamiento: quien decide sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación, consulta, actualización, transmisión, transferencia o supresión.
5. MARCO NORMATIVO
Esta Política se interpreta y aplica principalmente conforme a:
Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, relativo al derecho a la intimidad y al hábeas data.
Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
Decreto 1074 de 2015, especialmente los capítulos 25 y 26 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2, en lo relativo al Tratamiento de datos personales y al Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), con sus modificaciones vigentes.
Decreto 1377 de 2013, en las disposiciones que fueron compiladas en el Decreto 1074 de 2015.
Decreto 886 de 2014, en las disposiciones compiladas en el Decreto 1074 de 2015 sobre el RNBD.
Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, en particular las instrucciones vigentes sobre protección de datos personales, seguridad, responsabilidad demostrada y RNBD.
Ley 1266 de 2008, cuando el Tratamiento corresponda a información financiera, crediticia, comercial, de servicios o proveniente de terceros países sometida a su régimen especial.
Demás normas, reglamentos, circulares, conceptos y decisiones de autoridad que resulten aplicables al Tratamiento realizado por la Firma.
6. PRINCIPIOS APLICABLES
Estrada Estudio Legal S.A.S. aplicará, en cuanto resulten pertinentes, los principios previstos en la Ley 1581 de 2012:
Legalidad: el Tratamiento se sujetará a las disposiciones constitucionales y legales aplicables.
Finalidad: los datos serán tratados para finalidades legítimas, específicas, explícitas e informadas al Titular.
Libertad: el Tratamiento se realizará con autorización del Titular cuando esta sea exigible, o con fundamento en una excepción legal.
Veracidad o calidad: se procurará que los datos sean veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles.
Transparencia: se garantizará al Titular el acceso a información sobre la existencia de datos que le conciernan y su Tratamiento.
Acceso y circulación restringida: los datos no serán puestos a disposición de terceros no autorizados o sin habilitación legal.
Seguridad: se adoptarán medidas técnicas, humanas, administrativas y contractuales razonables para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
Confidencialidad: las personas que intervengan en el Tratamiento estarán obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de terminada su relación con la Firma, cuando corresponda.
Responsabilidad demostrada: la Firma implementará medidas apropiadas y efectivas para acreditar el cumplimiento de sus obligaciones de protección de datos.
7. CATEGORÍAS DE DATOS QUE PODRÁN SER TRATADOS
Dependiendo de la relación con el Titular y de la finalidad correspondiente, la Firma podrá tratar:
Datos de identificación y contacto: nombre, documento de identidad, cargo, empresa, dirección, teléfono, correo electrónico y datos profesionales.
Datos contractuales, comerciales y de facturación: información necesaria para celebrar, ejecutar, administrar y terminar relaciones contractuales.
Información relacionada con asuntos jurídicos: información suministrada por clientes, contrapartes, autoridades, abogados, peritos, testigos u otros intervinientes, cuando resulte necesaria para prestar servicios jurídicos o gestionar asuntos encomendados.
Datos laborales y de seguridad social de trabajadores, contratistas y candidatos, cuando sean necesarios para las finalidades correspondientes.
Datos de navegación o técnicos del sitio web, cuando sean recolectados por herramientas tecnológicas utilizadas por la Firma.
Datos sensibles, únicamente cuando exista una base jurídica para ello y resulten estrictamente necesarios para una finalidad legítima.
8. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
Los datos personales podrán ser tratados para las siguientes finalidades, según la relación concreta con el Titular y la base jurídica aplicable:
Gestionar solicitudes de información, consultas y comunicaciones recibidas a través del sitio web, correo electrónico, teléfono u otros canales.
Contactar a personas que soliciten servicios jurídicos, reuniones, propuestas, cotizaciones o información sobre los servicios de la Firma.
Prestar, administrar, documentar y hacer seguimiento a servicios jurídicos contratados, incluyendo la gestión de asuntos judiciales, arbitrales, administrativos, contractuales, regulatorios, de seguros y de consultoría.
Gestionar relaciones con clientes, potenciales clientes, proveedores, aliados, contratistas y demás terceros.
Preparar y ejecutar contratos, propuestas, órdenes de servicio, facturas, cuentas de cobro y demás documentos asociados a las relaciones comerciales o profesionales.
Cumplir obligaciones legales, regulatorias, contables, tributarias, laborales, judiciales y administrativas.
Atender requerimientos de autoridades administrativas o judiciales, cuando exista una obligación legal o una orden competente.
Realizar actividades de prevención del fraude, seguridad de la información, gestión de riesgos y protección de los activos de la Firma.
Administrar procesos de selección y contratación de personal y contratistas.
Enviar comunicaciones relacionadas con servicios, novedades, publicaciones jurídicas, eventos o actividades de la Firma, cuando exista autorización o una base jurídica que permita su envío.
Administrar el sitio web, formularios de contacto, solicitudes recibidas y herramientas tecnológicas asociadas.
Realizar análisis internos, estadísticas y actividades de mejora de los servicios, procurando aplicar medidas de minimización y, cuando sea apropiado, anonimización o seudonimización.
Gestionar el ejercicio de los derechos de los Titulares y mantener evidencia del cumplimiento de las obligaciones de protección de datos.
9. AUTORIZACIÓN Y BASES PARA EL TRATAMIENTO
Cuando la ley exija autorización, Estrada Estudio Legal S.A.S. la solicitará de manera previa, expresa e informada, utilizando mecanismos que permitan acreditar posteriormente su obtención. La autorización podrá constar por escrito, de forma oral cuando sea legalmente admisible, o mediante conductas inequívocas, según corresponda.
La autorización no será exigida cuando el Tratamiento se encuentre amparado por una excepción legal, por ejemplo, cuando la información sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, cuando se trate de datos de naturaleza pública en los términos legales, o cuando exista otra habilitación expresamente prevista por la normativa aplicable.
En los casos en que se soliciten datos sensibles, se informará al Titular sobre su carácter facultativo y no se condicionará una actividad a la entrega de datos sensibles que no sean necesarios para la finalidad correspondiente.
10. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
La Firma evitará recolectar datos sensibles salvo que exista una necesidad legítima y una base jurídica que permita su Tratamiento. Cuando corresponda solicitar autorización, esta deberá cumplir las exigencias legales aplicables.
Cuando el servicio jurídico requiera tratar información sensible —por ejemplo, información de salud dentro de un litigio o reclamación, información biométrica o información relacionada con menores— la Firma aplicará medidas de seguridad y confidencialidad reforzadas, limitará el acceso a quienes necesiten conocerla y la utilizará únicamente para las finalidades legítimas correspondientes.
El hecho de que un Titular suministre voluntariamente información sensible no significa, por sí mismo, que la Firma pueda utilizarla para finalidades distintas de aquellas para las cuales fue suministrada o legalmente obtenida.
11. TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES Y ADOLESCENTES
La Firma no promoverá la recolección generalizada de datos de menores o adolescentes a través del sitio web. Cuando excepcionalmente sea necesario tratar información de un menor en desarrollo de un servicio jurídico o por una obligación legal, se observarán los requisitos constitucionales y legales aplicables, incluyendo el respeto del interés superior del menor y de sus derechos fundamentales.
Cuando sea jurídicamente exigible, se obtendrá la autorización de quien esté facultado para otorgarla y se verificará que el Tratamiento responda a una finalidad legítima y necesaria.
12. DERECHOS DE LOS TITULARES
De conformidad con la normativa aplicable, los Titulares tienen, entre otros, los siguientes derechos:
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando esta sea la base del Tratamiento.
Ser informados sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
Presentar consultas y reclamos ante el Responsable o Encargado.
Solicitar la supresión de sus datos cuando sea procedente.
Revocar la autorización cuando sea procedente y no exista una obligación legal o contractual que impida la supresión o continuidad del Tratamiento.
Acceder gratuitamente a sus datos personales, en los términos y condiciones previstos por la ley.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado, cuando sea necesario, el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable o Encargado.
Estos derechos se ejercerán sin perjuicio de las obligaciones legales de conservación, los derechos de terceros, las necesidades probatorias y de defensa judicial, el secreto profesional, las obligaciones contractuales y las demás circunstancias en las que la ley permita o exija conservar o tratar la información.
13. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS Y RECLAMOS
El Titular, sus causahabientes, representante legal o apoderado, según corresponda, podrá ejercer sus derechos mediante comunicación dirigida a info@estrada.legal. La solicitud deberá permitir identificar al Titular, describir los hechos o la solicitud concreta y aportar, cuando sea necesario, documentos que permitan verificar la identidad o la calidad en la que actúa quien presenta la petición.
13.1. Consultas
Las consultas destinadas a conocer la información personal serán atendidas dentro del término previsto por la ley. Si no fuere posible atenderlas dentro del término inicial, se informará al interesado la razón de la demora y el plazo en que se atenderá la consulta, dentro de los límites legales.
13.2. Reclamos
Los reclamos relacionados con corrección, actualización, supresión, revocatoria o presuntas infracciones a las normas de protección de datos serán tramitados conforme a los términos legales. Si el reclamo resulta incompleto, se solicitará al interesado la información faltante en los términos previstos por la regulación.
13.3. Verificación de identidad
Para proteger la información, la Firma podrá solicitar información adicional razonable para verificar la identidad del solicitante o su legitimación. Las solicitudes presentadas por terceros deberán acreditar la representación o facultad correspondiente, cuando ello sea necesario.
13.4. Agotamiento del requisito previo
El Titular podrá acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio en los casos y bajo las condiciones establecidas por la ley. Cuando resulte aplicable, deberá haber agotado previamente el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable.
14. PLAZOS DE RESPUESTA
Los términos para atender consultas y reclamos serán los establecidos en la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias vigentes. La Firma podrá requerir aclaraciones o información adicional cuando resulte necesario para resolver la solicitud, respetando los términos y reglas de cómputo aplicables.
| Solicitud | Regla general |
|---|---|
| Consulta | Se atenderá dentro del término legal aplicable, con posibilidad de prórroga en los casos y condiciones previstos por la ley. |
| Reclamo | Se tramitará dentro del término legal aplicable; si está incompleto, se solicitará subsanación conforme a la normativa. |
| Solicitud de supresión/revocatoria | Se analizará su procedencia teniendo en cuenta las obligaciones legales, contractuales y probatorias de conservación. |
15. ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO Y TERCEROS
La Firma podrá contratar proveedores que actúen como Encargados del Tratamiento, tales como proveedores de alojamiento, correo electrónico, almacenamiento en la nube, gestión documental, facturación, seguridad informática, plataformas de comunicación, software jurídico, soporte tecnológico, contabilidad y otros servicios necesarios para su operación.
Los Encargados solo tratarán los datos conforme a las instrucciones de la Firma y a las obligaciones legales y contractuales aplicables. Cuando corresponda, los contratos deberán incorporar obligaciones de confidencialidad, seguridad, limitación de finalidades, atención de incidentes y cooperación con el Responsable.
La información podrá ser suministrada a terceros cuando exista autorización, obligación legal, orden judicial, necesidad para la ejecución de un contrato, o cualquier otra base jurídica que habilite el suministro.
16. TRANSFERENCIAS Y TRANSMISIONES NACIONALES E INTERNACIONALES
Por la naturaleza de los servicios jurídicos y de las herramientas tecnológicas utilizadas, determinados datos podrían ser almacenados, alojados o tratados por proveedores ubicados fuera de Colombia. Cuando exista una transmisión internacional a un Encargado, se observarán las reglas aplicables a las transmisiones y los deberes contractuales correspondientes.
Cuando se realice una transferencia internacional a otro Responsable, se observarán las reglas previstas en la Ley 1581 de 2012 y en las disposiciones reglamentarias vigentes, incluyendo las condiciones relacionadas con países que proporcionen niveles adecuados de protección y, cuando corresponda, la autorización de la SIC o las excepciones legales aplicables.
La Firma procurará identificar los países de destino y los proveedores relevantes cuando ello sea necesario para gestionar adecuadamente los riesgos de privacidad.
17. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
Estrada Estudio Legal S.A.S. implementará medidas técnicas, humanas, administrativas y contractuales razonables y proporcionales al riesgo para proteger los datos personales contra pérdida, destrucción, adulteración, acceso, consulta, uso o divulgación no autorizados.
Control de acceso basado, cuando sea posible, en la necesidad de conocer la información.
Gestión de usuarios, credenciales y permisos.
Uso de mecanismos de autenticación y protección razonables para los sistemas utilizados.
Copias de seguridad y medidas para preservar disponibilidad e integridad, cuando resulten aplicables.
Acuerdos de confidencialidad y deberes de reserva con colaboradores y terceros.
Gestión de incidentes y adopción de medidas correctivas y preventivas.
Evaluación de proveedores que tengan acceso a información personal, de acuerdo con el nivel de riesgo.
Capacitación o instrucciones a las personas que intervengan en el Tratamiento.
Medidas de minimización y eliminación segura cuando los datos ya no sean necesarios y no exista obligación de conservación.
18. CONFIDENCIALIDAD Y SECRETO PROFESIONAL
Cuando los datos personales formen parte de información suministrada en el marco de una relación abogado-cliente o de la prestación de servicios jurídicos, la Firma observará además los deberes de confidencialidad, reserva y secreto profesional que resulten aplicables.
La protección de datos personales no sustituye ni limita los deberes de reserva profesional. Por el contrario, la Firma adoptará medidas para restringir el acceso a expedientes y documentos jurídicos a las personas autorizadas o que necesiten acceder a ellos para la prestación del servicio.
La atención de solicitudes de titulares se realizará respetando los derechos de terceros, la reserva profesional, la información sometida a reserva legal y las restricciones derivadas de procesos judiciales, arbitrales o administrativos.
19. CONSERVACIÓN Y SUPRESIÓN DE LOS DATOS
Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas y las obligaciones legales, contractuales, contables, tributarias, laborales, judiciales, regulatorias y de archivo que resulten aplicables.
La supresión de información no procederá cuando exista un deber legal o contractual de conservarla, cuando su conservación sea necesaria para la defensa de derechos en procesos judiciales o administrativos, cuando exista una obligación probatoria, o cuando concurra otra circunstancia legal que permita mantener el Tratamiento.
Una vez finalizado el período de conservación, los datos serán eliminados, anonimizados o sometidos a mecanismos de archivo que restrinjan su Tratamiento, según corresponda.
20. DATOS RECOLECTADOS A TRAVÉS DEL SITIO WEB
El sitio web podrá permitir que los visitantes suministren datos mediante formularios de contacto, solicitudes de servicios, suscripción a contenidos, solicitudes de empleo u otros mecanismos. En cada caso se informará, de manera clara y previa, la finalidad del Tratamiento y, cuando sea necesario, se solicitará la autorización correspondiente.
La Firma podrá recolectar determinados datos técnicos derivados de la navegación —por ejemplo, dirección IP, información del dispositivo, navegador, fecha y hora de acceso— cuando sean necesarios para seguridad, funcionamiento, analítica o mejora del sitio web, de acuerdo con la configuración y herramientas efectivamente implementadas.
Si el sitio web utiliza cookies no esenciales, herramientas de analítica, píxeles, tecnologías de publicidad o servicios de terceros que permitan identificar o rastrear visitantes, la Firma deberá complementar esta Política con un aviso o política de cookies que explique las tecnologías utilizadas y, cuando sea requerido, obtenga los consentimientos correspondientes.
21. COMUNICACIONES COMERCIALES Y PUBLICITARIAS
Cuando la Firma utilice datos personales para enviar información comercial, invitaciones, boletines, eventos, publicaciones o novedades, respetará la autorización y demás reglas aplicables a ese tipo de comunicaciones.
El Titular podrá solicitar en cualquier momento el cese de comunicaciones comerciales a través de info@estrada.legal. La solicitud de no recibir comunicaciones comerciales no implica necesariamente la eliminación de los datos que deban conservarse por razones legales, contractuales o probatorias.
22. INCIDENTES DE SEGURIDAD
La Firma contará con procedimientos internos para identificar, gestionar, documentar y, cuando corresponda, reportar incidentes de seguridad que puedan afectar datos personales.
Ante un incidente, se procurará contenerlo, evaluar su alcance, mitigar sus efectos, preservar evidencia, adoptar medidas correctivas y determinar si existe un deber de informar a la SIC, a los Titulares, a un Encargado o a otra autoridad, de conformidad con las normas vigentes y las circunstancias concretas.
23. RESPONSABILIDAD DEMOSTRADA
La Firma adoptará medidas apropiadas y efectivas, proporcionales a su tamaño, estructura, volumen de datos, naturaleza de los tratamientos y riesgos identificados, para demostrar el cumplimiento de sus obligaciones en materia de protección de datos.
24. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS (RNBD)
Cuando Estrada Estudio Legal S.A.S. se encuentre legalmente obligada a inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, realizará las inscripciones, actualizaciones y demás actuaciones exigidas por la normativa vigente.
La obligación de publicar esta Política en el sitio web es independiente de la obligación, cuando exista, de realizar registros o actualizaciones en el RNBD.
25. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA
Estrada Estudio Legal S.A.S. podrá modificar esta Política cuando sea necesario para reflejar cambios normativos, regulatorios, operativos, tecnológicos o en las finalidades del Tratamiento.
Cuando una modificación implique cambios sustanciales en el contenido de la Política o en las finalidades del Tratamiento, la Firma adoptará las medidas de información que correspondan para ponerlos en conocimiento de los Titulares.
La versión vigente estará disponible en el sitio web de la Firma.
26. VIGENCIA
La presente Política rige a partir de su publicación y permanecerá vigente mientras Estrada Estudio Legal S.A.S. realice Tratamientos de datos personales sujetos a la normativa colombiana, sin perjuicio de las actualizaciones que se efectúen.